行政要管的東西那麼多，該做成一張大表還是很多張小表？

一個主題一張表，再用關聯欄位串起來。資產、借用紀錄、合約、廠商各自獨立，欄位才不會互相干擾。全部塞進一張表的結果通常是欄位開到四五十個，每筆紀錄有一大半是空的，篩選和統計都很難做。

可以讓同仁自己登記借用嗎？

可以。把借用登記做成表單視圖，再把表單連結產生 QR code 貼在設備上或會議室門口，同仁用手機掃描就能填。表單只顯示你指定的欄位，填寫的人看不到別人的借用紀錄。

在合約表放到期日欄位，用公式欄位算出距離今天還有幾天，再設一條自動化規則，符合條件時發訊息給負責人。提醒建議設在到期前一個月以上，因為多數合約對不續約通知有提前告知的期限規定。

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行政的事情零碎到很難追：會議室和設備借用寫在門口的紙本簿子、名片和文具申請走 email、廠商合約的掃描檔躺在共用硬碟某一層資料夾。沒有人專門負責看合約到期日，等發現時已經自動續約了一年；某台備用筆電借出去三個月，簿子上那一行字跡看不出來是誰簽的。

多維表格適合這種品項很多、每一項規則又不一樣的事：資產表用單選欄位記狀態，借用紀錄用關聯欄位接回資產，同一台機器現在在誰手上一查就知道。合約表用日期欄位加公式算距離到期還剩幾天，再由自動化在到期前發提醒。申請類的流程改走表單視圖，申請人不必進到表裡面。

行政要管的東西那麼多，該做成一張大表還是很多張小表？: 一個主題一張表，再用關聯欄位串起來。資產、借用紀錄、合約、廠商各自獨立，欄位才不會互相干擾。全部塞進一張表的結果通常是欄位開到四五十個，每筆紀錄有一大半是空的，篩選和統計都很難做。
可以讓同仁自己登記借用嗎？: 可以。把借用登記做成表單視圖，再把表單連結產生 QR code 貼在設備上或會議室門口，同仁用手機掃描就能填。表單只顯示你指定的欄位，填寫的人看不到別人的借用紀錄。
合約快到期要怎麼提醒？: 在合約表放到期日欄位，用公式欄位算出距離今天還有幾天，再設一條自動化規則，符合條件時發訊息給負責人。提醒建議設在到期前一個月以上，因為多數合約對不續約通知有提前告知的期限規定。