這份待辦清單跟一般 Excel 有什麼不同？

它把個人與團隊的待辦集中在一張「辦理事項總表」，有「待辦事項」、「預計完成日」、「實際完成日」、「延遲天數」等欄位，同一個表就能看到負責人與協作者，不用靠通訊軟體來回確認。

我要怎麼開始使用這份範本？

先打開「大類(請自行新增下方選項)」與「地點(請自行新增下方選項)」，把預設選項改成你們實際的流程名稱；接著在「辦理事項總表」輸入「待辦事項」、日期與負責人，就可以開始追蹤。

預設的選項只是範例，直接沿用會讓看板分組跟你們的講法對不上。請先修改「大類(請自行新增下方選項)」與「地點(請自行新增下方選項)」的選項，改成你們日常使用的分類名稱後再看板。

同事建議十人以下的團隊或個人工作者使用，特別是同時在跑多個案子、需要區分今天要做和這週要做的人。如果你的團隊剛好在這個規模，可以先用這份範本跑一段時間，再視分工情況調整。

個人與團隊共用的待辦清單，含優先度與到期提醒

待辦事項散在便利貼、通訊軟體的訊息、和自己的腦袋裡。重要的事情常常是被想起來而不是被排程，等到有人問進度才發現漏掉。多人協作時更麻煩，你不知道別人手上有什麼、他也不知道你在等他。小團隊靠默契撐，但事情一多，漏接的責任就變成每個人都記不清的帳。

把這些分散的資訊收進「辦理事項總表」，每一項任務都有「待辦事項」、「預計完成日」、「專案成員」與「專案負責」。實際完成與否由「實際完成日」記錄，「延遲天數」直接算出逾期狀況。團隊打開同一個表，就能看到誰手上壓了什麼、誰在等誰，不用再靠通訊軟體來回問。

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

改用實際分類
打開「大類(請自行新增下方選項)」與「地點(請自行新增下方選項)」，把預設選項改成你們團隊真正會用的名稱。先做這一步，之後看板分組才不會出現對不上的標籤。
輸入待辦與期限
在「辦理事項總表」中填寫「待辦事項」、「開始日」、「預計完成日」與「專案成員」。任務一旦輸入，相關公式欄位會自動顯示狀態、延遲天數和進度，不用自己算。
確認逾期項目
在「實際完成日」填入完成時間後，用「延遲天數」檢視哪些項目逾期；需要追蹤的任務，對應「專案負責」就能找到下一步該由誰接手。

適合十人以下的小型團隊、負責營運／行政的夥伴，以及同時在跑多個案子的個人工作者。特別是需要區分今天要做和這週要做、又不想讓待辦散在通訊軟體裡的人。

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

欄位型別	搬移時要注意
附件	原本存在共用資料夾的檔案可以直接掛在記錄上，不會再找不到。
單選	原本用儲存格顏色標記的狀態要改成單選欄位。顏色無法篩選也無法統計。

這份待辦清單跟一般 Excel 有什麼不同？: 它把個人與團隊的待辦集中在一張「辦理事項總表」，有「待辦事項」、「預計完成日」、「實際完成日」、「延遲天數」等欄位，同一個表就能看到負責人與協作者，不用靠通訊軟體來回確認。
我要怎麼開始使用這份範本？: 先打開「大類(請自行新增下方選項)」與「地點(請自行新增下方選項)」，把預設選項改成你們實際的流程名稱；接著在「辦理事項總表」輸入「待辦事項」、日期與負責人，就可以開始追蹤。
為什麼看板分組跟我想的不一樣？: 預設的選項只是範例，直接沿用會讓看板分組跟你們的講法對不上。請先修改「大類(請自行新增下方選項)」與「地點(請自行新增下方選項)」的選項，改成你們日常使用的分類名稱後再看板。
這份範本適合多少人一起用？: 同事建議十人以下的團隊或個人工作者使用，特別是同時在跑多個案子、需要區分今天要做和這週要做的人。如果你的團隊剛好在這個規模，可以先用這份範本跑一段時間，再視分工情況調整。