營運行政：資產、證照與合約範本

證照到期自動倒數，資產折舊照台灣稅法算，合約不會被自動續約

資料表

9 張

欄位總數

204 個

難度

進階

版本

1.0

更新

2026-08-31

這個範本解決什麼問題

總務做得好沒人看見，漏掉一件就是罰單，而且常是收到罰單才知道。消防安全設備檢修申報半年一次、電梯合格證一年一次、飲用水三個月一次，日期散在不同人的抽屜跟信箱，換承辦人就斷掉。合約多半寫「屆滿前三十日未書面終止視為續約一年」，看到期日提醒已經來不及。公務車的牌照稅與燃料費是兩筆不同機關的錢，常有人只繳一半。

這套多維表格用「效期剩餘天數」倒數證照與法定檢查，用「終止通知天數」與「續約通知警示」擋掉自動續約，公務車的牌照稅、燃料費各有繳納警示。固定資產從取得成本、耐用年限（年）與取得日期計算折舊，殘值依台灣平均法而非零。先填「下次應檢日」與「逾期罰則」，就能接住散落的承辦資訊。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

三步驟開始使用

1. 建立證照地圖

   複製後先打開「🪪 證照與法定檢驗」，從去年的規費支出明細、廠務抽屜、主管機關信件找出所有登記、許可與法定檢查，逐筆填「下次應檢日」與「逾期罰則」。這張表投報率最高。

2. 設定合約警示

   在「📄 合約管理」逐筆核對「終止通知天數」，沒寫就填三十。留意「續約通知警示」與「距應通知日天數」，留空會讓警示失準。十二月底到期的約，十一月初就沒得談。

3. 核對資產折舊

   在「🏢 固定資產」確認「取得成本」「耐用年限（年）」「取得日期」與「資產類別」，殘值用成本除以耐用年數加一，不是零。估錯殘值會多提折舊，申報時要調增所得。

這個範本適合誰

20 到 200 人、有實體辦公室或廠房的公司，由總務或行政兼辦這些事；特別適合多據點、有公務車、有電梯或鍋爐等定期檢查設備、租辦公室而非自有的企業。純線上或無固定資產的公司用不上大半。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

進階技巧

九張資料表用 link 欄位串起來：「🏭 廠商主檔」對應合約、費用與承辦檢驗；「📄 合約管理」用「終止通知天數」算「距應通知日天數」；「🪪 證照與法定檢驗」用「檢查頻率」與「下次應檢日」算「檢查週期合規」；「🚗 公務車管理」同時追蹤牌照稅、燃料費、強制險與驗車。

常見問題

複製這套範本後，第一步該做什麼？

先打開「🪪 證照與法定檢驗」，把公司所有登記、許可、法定檢查列進去，填上「下次應檢日」與「逾期罰則」。不確定有哪些該辦，就從去年的規費支出明細、廠務抽屜、主管機關信件這三個地方找。

合約的終止通知天數如果沒有寫，要填多少？

照合約條款填；契約沒寫就填三十。留空會讓「續約通知警示」失準。多數租約、保全、清潔、影印機租賃會寫「屆滿前三十日未書面終止視為續約一年」，提醒日要抓在到期日前三十天。

資產折舊的殘值可以填零嗎？

不可以。台灣平均法的殘值是成本除以耐用年數加一，不是零。用零殘值算會多提折舊，申報時要調增所得。在「🏢 固定資產」填對「取得成本」「耐用年限（年）」「取得日期」，公式會算預估殘值。

公務車的牌照稅和燃料費會分開提醒嗎？

會。「🚗 公務車管理」分別有「牌照稅繳納警示」與「燃料費繳納警示」，還有「牌照稅已繳年度」「燃料費已繳年度」可以對帳，避免四月繳了牌照稅、七月忘了燃料費。