會議記錄與決議追蹤範本

記錄每場會的決議與主責人，自動標出逾期和沒人認領的案子

資料表

2 張

欄位總數

36 個

難度

新手友善

版本

1.0

更新

2026-08-31

這個範本解決什麼問題

會議記錄寄出去，大家就當事情結束了。真正會出事的，是決議指派給「未出席人員」的那些條：財務窗口那天休假，會計科目對照表在她不在場時被決定，散會後沒人通知她，等到別的部門來催，期限已經過了快兩週。『下次再討論』的案子也一樣，連續三次會議都以下次再確認帶過，最後沒人拍板，決議就在一份份記錄之間自然消失。

這個範本把每一條決議變成「決議追蹤」裡可追蹤的記錄，用「來源會議」掛回原場會議，並透過「追蹤警示」、「距期限天數」、「主責人確認狀態」自動排出逾期與沒人認領的案子；「決議類型」保留「待下次會議討論」的項目，連『下次再討論』也有期限可以追，不再是散會即消失。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

三步驟開始使用

1. 新增決議掛來源

   新增決議時，先在「決議追蹤」把「來源會議」連回「會議記錄」。這欄留白，會議記錄的「決議筆數」會停在0，追蹤狀態顯示「尚未登錄決議事項」，整場等於沒追。

2. 欄位一次填對

   把「期限日期」填上，連「待下次會議討論」也要給下次開會日期。留白時「距期限天數」會回0，看起來像今天到期，其實是沒設期限，逾期警示不會亮。

3. 用追蹤警示收尾

   回到「決議追蹤」，用「追蹤警示」過濾逾期與未認領項目；再配合「主責人確認狀態」通知「未出席人員」中被指派的同事，或把沒人接的案子重新指派。

這個範本適合誰

適合跨部門會議多、決議要交給其他部門執行的中小企業；特別是有財務、業務、研發等部門協作、且關鍵窗口常不在場的公司。最常用的人是負責整理會議記錄的行政、專案窗口和部門主管。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

進階技巧

「追蹤警示」欄位是會後追蹤的核心：它把逾期與沒人認領的案子直接標在同一張「決議追蹤」表上，不用回頭翻會議記錄。另外，透過「決議事項」與「來源會議」雙向連結，會議記錄和追蹤表不會各寫各的。

常見問題

我新增了決議，為什麼「決議筆數」還是 0？

因為在「決議追蹤」新增記錄時，「來源會議」沒有連到「會議記錄」。把「來源會議」指向對應會議後，「決議筆數」與「追蹤狀態」就會自動更新。

「下次再討論」的決議也要填期限嗎？

要。這種「決議類型」也要在「期限日期」填下次會議日期；留白時「距期限天數」會回0，看起來像今天到期，其實是沒設期限，逾期警示不會亮。

怎麼知道誰還沒接下決議？

看「主責人確認狀態」。如果停在「尚未通知」或「已通知，待回覆」，代表對方還沒確認接下；再配合「應知會對象」與「知會狀態」，把沒通知的人補上。

會議上被指派的同事沒到場，怎麼辦？

用「未出席人員」比對「主責人」，被指派卻不在場的人，優先看「知會狀態」與「主責人確認狀態」；若對方「回覆無法承接」，就重新指派或改為「需重新指派」。