行動項目追蹤範本
把會議、客訴、稽核、交辦的事收進一張表，追出處也追逾期
- 資料表
- 1 張
- 欄位總數
- 19 個
- 難度
- 新手友善
- 版本
- 1.0
- 更新
- 2026-08-31
這個範本解決什麼問題
一件事被交辦下來，會議決議留在會議記錄裡、客戶來電記在客服便條上、稽核缺失躺在缺失單 PDF、總經理晨會口頭講的只在承辦人腦裡。要盤點時，沒人答得出「這個月公司到底欠了幾件事」；事後追究更麻煩，品保說封口機溫度校正已口頭展延，問是誰准的、哪一張缺失單要求的，翻遍群組也找不回來。
這個範本把會議、客訴、稽核、交辦的事收進同一張「行動項目」表，用「來源類型」和「來源出處」留住每一筆的來處。到期日留白時，「時程警示」會顯示「未設到期日」；狀態已完成卻漏填完成日期，也會顯示「已完成（未填完成日期）」。看「剩餘天數」與「停滯天數」，避免逾期靠客戶或稽核員發現。
範本內容
以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。
| 欄位名稱 | 型別 | 說明 |
|---|---|---|
| 剩餘天數 | 公式 | |
| 提出日期 | 其他 | |
| 狀態 | 單選 | 選項：待處理／進行中／等待他方／已完成／已取消 |
| 到期日 | 其他 | |
| 負責人 | 人員 | |
| 提出人 | 單行文字 | |
| 附件 | 附件 | |
| 完成日期 | 其他 | |
| 優先序 | 單選 | 選項：高／中／低 |
| 最新進度 | 單行文字 | |
| 來源類型 | 單選 | 選項：會議決議／主管交辦／客戶來電／客訴案件／稽核缺失／同仁反映／外部單位來文／自行發現 |
| 備註 | 單行文字 | |
| 時程警示 | 公式 | |
| 進度更新日 | 其他 | |
| 行動項目 | 單行文字 | |
| 主辦單位 | 單選 | 選項：業務部／行銷部／客服部／生產部／品保部／財務部／管理部／資訊部 |
| 相關連結 | 單行文字 | |
| 來源出處 | 單行文字 | |
| 停滯天數 | 公式 |
三步驟開始使用
- 建立分類欄位
把要追的事逐筆填入「行動項目」表，選好「來源類型」（會議決議、主管交辦、客戶來電等）與「主辦單位」。來源不只一種時，這兩欄讓後續篩選和追溯有依據。
- 同步進度更新日
每次動到一筆就同步更新「進度更新日」。這欄留白時，「停滯天數」會改用「提出日期」起算，照樣顯示數字，不會提醒你數字是假的；持續更新，停滯天數才反映真實。
- 讓警示自己說話
到期日留白時，「時程警示」顯示「未設到期日」；狀態標成「已完成」卻漏填完成日期，會顯示「已完成（未填完成日期）」。把這欄留在視圖裡，不用等人來說才發現該結案。
這個範本適合誰
適合待辦來源雜、又要對外交代的組織，例如品保要結稽核缺失、客服要回客訴、管理部要回主管機關來文、財務要處理客戶補開發票的中小企業，也適合被要求盤點交辦事項的幕僚與秘書職。
從 Excel 搬過來
這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。
| 欄位型別 | 搬移時要注意 |
|---|---|
| 單選 | 原本用儲存格顏色標記的狀態要改成單選欄位。顏色無法篩選也無法統計。 |
| 附件 | 原本存在共用資料夾的檔案可以直接掛在記錄上，不會再找不到。 |
進階技巧
這個範本最值得講的是：它不讓公式假裝一切正常。到期日留白時，「時程警示」顯示「未設到期日」；狀態標成「已完成」卻漏填完成日期，會顯示「已完成（未填完成日期）」。停滯天數則依「進度更新日」起算，留白時改用「提出日期」，所以承辦人必須養成同步更新進度日期的習慣。
常見問題
- 「停滯天數」是怎麼算的？為什麼我沒更新也會有數字？
- 「停滯天數」會從「進度更新日」起算；這一欄留白時，改用「提出日期」起算。所以每次動到一筆就同步更新「進度更新日」，否則昨天才追過的事也可能顯示停滯二十天。
- 到期日還沒到，為什麼「時程警示」不是顯示正常？
- 因為到期日欄位留白時，公式不會默默當成時程正常，而是顯示「未設到期日」。這是刻意的提醒：沒設到期日的行動項目，等於沒有承諾時間，不能當作正常。先把到期日填上，警示才會依時間判斷。
- 哪些欄位一定要填？
- 來源類型最好先選，因為來源雜時要能追出處；主辦單位與負責人決定後續由誰接手；到期日決定何時該完成。進度更新日建議每次更新進度就同步改，避免停滯天數失真。
- 這張表跟一般待辦清單有什麼差？
- 一般待辦清單只記自己的事；這張表把會議決議、客戶來電、客訴案件、稽核缺失、主管交辦等不同來源收在同一張「行動項目」表，並用「來源類型」「來源出處」留追蹤線索，適合一群人要對外交代、事後追究的情境。