訪客登記與門禁管理範本

登記訪客進出與通行證流向，自動揪逾時未離場與逾期個資

資料表

5 張

欄位總數

75 個

難度

進階

版本

1.0

更新

2026-08-31

這個範本解決什麼問題

登記本上有進沒有出，是訪客管理最常見的破口：一筆維修施工的登記，離場欄空了三天都沒人發現，下班時不知道樓上還有沒有人，消防檢查問起來也答不出來。通行證更麻煩——人走了證沒還，等發現時卡已經找不到；櫃檯一忙，同一張施工證還會重複發給兩個在場的人。每一件都要到稽核或出事那天才被翻出來。

這個範本用「📋 訪客登記」把進出、通行證與個資管在一起：「🚨 進出稽核」自動比對「預計離場時間」，揪出逾時未離場的訪客；「🎫 通行證清冊」追蹤每張證發給誰、回收了沒；「🔐 個資稽核」則盯著「個資保存期限」與清除狀態，逾期未清或狀態跟欄位內容對不上都會亮燈。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

三步驟開始使用

1. 建通行證清冊

   先到「🎫 通行證清冊」把現有的訪客證、施工證、感應卡逐張建檔，填上「通行證編號」與「門禁權限範圍」，之後每張證發出去、收回來才有紀錄可追，不會又不見一張才找。

2. 登記必填離場

   每筆「📋 訪客登記」都要填「預計離場時間」——逾時判定全靠這一欄，空著紅燈永遠亮不起來。「個資保存期限」也依你們的規定填上，空著逾期提醒就不會動。

3. 離場收證清資料

   訪客離開時填「實際離場時間」、收回通行證並記下「通行證回收時間」；保存期限到期的資料，到「🗑 個資清除作業」建一批清除紀錄，寫明清除方式、執行人與覆核人。

這個範本適合誰

有櫃檯或管制區要顧的總務、行政與廠務人員——工廠、辦公大樓、有機房倉儲、常有廠商施工的公司最適合，還在用紙本登記簿的更是。租共享辦公室、訪客由物業統一管理的小團隊用不上。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

進階技巧

常有廠商進場的公司可搭配「🏗 廠商施工管控」：「安全衛生告知」、「保險證明」與「動火作業」都有欄位可勾稽，「開工前置檢查」會彙整開工前該備齊的項目，施工人員再從「📋 訪客登記」關聯回施工單，人與工程對得起來。

常見問題

稽核欄一直顯示無法判斷是否逾時，怎麼辦？

因為那筆登記的「預計離場時間」是空的。「🚨 進出稽核」要拿實際進出跟預計時間比對才能判定，這欄空著就只能顯示無法判斷。建議把它當必填欄位，預約時就跟訪客把離場時間約好。

個資保存期限為什麼沒有預設值？

刻意不預設。保存多久要依你們公司的個資檔案安全維護計畫與主管機關現行規定自行決定，不同來訪事由也可能不同。日期填上之後，「🔐 個資稽核」才會開始追蹤逾期未清除的紀錄。

身分證字號整欄空白是正常的嗎？

是刻意示範。範例的「證件查驗方式」多選「目視核對證件，不留存號碼」——查驗身分不等於要抄下號碼，能不蒐集的就不要留存，之後也不用煩惱清除。需要押證件時再選「換證（押證件，離場歸還）」。

它能連動我們的門禁刷卡系統嗎？

不能。這套管的是紀錄、燈號與稽核軌跡：誰還在場、證發給了誰、資料清了沒。刷卡權限的開通與停用還是要請資訊部在門禁系統操作，這套幫你的是第一時間知道哪張證該去停。