徵信公司案件管理系統範本

從進線到結案管理委託案件，串起收款、派工成本與業務獎金

資料表

5 張

欄位總數

67 個

難度

進階

版本

1.0

更新

2026-08-31

這個範本解決什麼問題

委託案的錢是分段進來的：前金一筆、尾款一筆，有時再加分期。案子一多，誰收了多少、哪件簽了約卻一毛未收，往往只存在會計的腦子和幾張便條裡。月底算業務獎金更麻煩，得回頭翻每件的簽約金額，乘上各自談好的成數，算錯了也未必有人來對帳，錯的數字就一路沿用下去。

這個範本用五張表把接案、派工、收款、獎金串成一條線：「案件管理」記「報價金額」與「簽約金額」，每筆進帳在「收款記錄」按「收款類別」分清前金、尾款或分期款，「業務獎金」再對回案件算抽成。範例資料就埋了一件已簽約十八萬、收款記錄整個是空的案子，複製後可以練習把它挑出來。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

三步驟開始使用

1. 清範例補成員

   複製後把範例客戶與案件清掉，並把團隊成員加進這個 Base。範本開著高級權限，成員沒加進來，角色設定就套不到人身上。

2. 換上負責業務

   到「客戶資料庫」把每筆客戶的「負責業務」換成真實成員。「案件管理」的負責人是從客戶帶過來的，這格留白，案件就查不到負責人，同事也會因權限看不到。

3. 檢查權限時區

   進高級權限設定，確認一般使用者角色的成員與記錄過濾規則在複製後還在；同時把 Base 時區設成你所在的時區，日期欄才不會差一天。

這個範本適合誰

按委託案計費、要派外勤、月底要抽成的服務業：徵信社、法律事務所的調查部門、尋人或顧問這類接案團隊，收現金與支票的特別合用。賣固定商品、訂閱制或不派工的團隊用不上。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

進階技巧

「派工與成本」把人力成本和交通、器材等其他成本記在案件底下，照「成本狀態」從待確認走到已請款；結案後把單案成本加總對上「簽約金額」，毛利就看得出來——這段沒有公式，要自己拉檢視或儀表板。

常見問題

同事打開 Base 說裡面沒有任何案件，怎麼回事？

這個範本的一般使用者角色只看得到自己建立或自己負責的客戶與案件，而且不會有任何報錯。多半是「負責業務」留白，或成員沒被加進角色，先檢查這兩處。

複製後權限設定會原封不動保留嗎？

不要假設會。複製後請自己進高級權限檢查：角色是否還在、成員是否要重新加、收款與成本表對一般成員是否維持不可見，都確認過再開放團隊使用；順手把 Base 時區設好，日期才不會差一天。

獎金和未收餘額會自動算嗎？

不會，這個 Base 沒有公式欄，「獎金金額」與已收未收都是手填。也因此範例才埋了已簽約卻沒有半筆收款的案子——要靠人定期用檢視把這種案子挑出來對帳。

範例裡的文件連結可以留著嗎？

建議清掉。「案件內容」欄裡的文件連結指向原作者的雲端文件，複製後你的成員多半打不開；換成你們自己的結案報告連結或直接上傳附件比較實在。