個資盤點與當事人請求管理範本

盤點全公司個資檔案，追蹤當事人查詢與刪除請求的回覆時效

資料表

6 張

欄位總數

77 個

難度

進階

版本

1.0

更新

2026-08-31

這個範本解決什麼問題

公司到底有哪些個資檔案、存在誰的電腦裡、保存到哪天該銷毀，多半沒有一份完整清單，主管機關來稽核第一句就問這個，臨時才東拼西湊。當事人寄來一封要求刪除資料的信，承辦轉了幾手就擱著，法定回覆期限過了也沒人算得出來已經逾期。保存期限到的舊名單、離職者履歷還躺在共用資料夾裡沒刪。

這個範本把個資攤在「📇 個資檔案清冊」上盤點，每筆填「保存期限迄日」就自動算「保存逾期判定」，到期該銷毀的會跳出來。當事人來信登進「🙋 當事人請求紀錄」，依「請求類型」關聯「📖 法規參數表」的處理期限，自動算「應回覆日」與「逾期判定」，逾期的不會被漏掉。回覆期限依主管機關現行規定填進參數表。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

三步驟開始使用

1. 檔案先盤點

   到「📇 個資檔案清冊」把每一份個資檔案登錄，逐筆填「保存期限迄日」。留白的那筆永遠不會觸發到期銷毀提醒，「保存逾期判定」也算不出來，等於在清單上隱形。

2. 請求接上期限

   每一筆「🙋 當事人請求紀錄」都要關聯「📖 適用期限參數」——「查詢或請求閱覽」一種期限、「請求刪除」另一種。沒關聯，「應回覆日」與「逾期判定」都會停在無法判定。

3. 填收件日再辦

   請求一進來就填「收件日」，「應回覆日」會自動往後推；辦完填「實際回覆日」與「處理結果」。需要展延就勾「已延長」，讓時效清楚落在紀錄上，而不是靠腦子記。

這個範本適合誰

手上握有員工、客戶、應徵者個資，需落實個資法盤點、又會收到當事人查詢或刪除請求的公司，特別是由人資或行政兼辦、沒有專職法遵的中小企業。幾乎不蒐集個資、或已有法遵團隊的組織用不上。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

進階技巧

外洩或遺失事故可登進「🚨 事故通報紀錄」，填「知悉日」後「通報時限判定」依「📖 法規參數表」的通報時限追蹤，通知當事人與通報主管機關的時效一起盯，同樣依主管機關現行規定。

常見問題

當事人請求的回覆天數是寫死的嗎？

不是。查詢閱覽、刪除更正各自的處理期限都放在「📖 法規參數表」，依主管機關現行規定填寫，每筆帶著出處與查證日。「🙋 當事人請求紀錄」關聯到對應那列就自動算應回覆日，法規調整時改參數表即可。

逾期判定顯示無法判定，怎麼回事？

通常是那筆請求沒關聯到「📖 適用期限參數」，或關聯成兩列，公式抓不到唯一的期限值。回頭在「🙋 當事人請求紀錄」補上正確的請求類型與期限參數，「應回覆日」與「逾期判定」就會算出來。

保存期限到的舊資料，系統會提醒嗎？

會。「📇 個資檔案清冊」每筆填了「保存期限迄日」，「保存逾期判定」就會把到期該銷毀的檔案標出來。沒填迄日的那筆不會觸發提醒，所以盤點時這一欄一定要填齊，別留白。

個資外洩事故也能一起管嗎？

可以。外洩或遺失登進「🚨 事故通報紀錄」，填「知悉日」後「通報時限判定」會依「📖 法規參數表」的通報時限盯著，該通知當事人、該通報主管機關的時效都標出來，不會等到被追問才想起來。