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專案狀態報告範本

按期記錄燈號與議題，自動抓連續同燈、跳燈與越寫越小聲

資料表
5 張
欄位總數
75 個
難度
進階
版本
1.0
更新
2026-08-31

這個範本解決什麼問題

週報每期都有寄，但沒有人把這期跟上期擺在一起看：範例裡的 POS 案連續六期整體綠燈，其實第四期起進度面向已經轉黃，只是沒人想當第一個轉黃的人，第七期直接跳紅，客戶第一句話是上週不是還好好的。議題也越寫越小聲——刷卡機規格第一次寫了 83 字、附期限與後果，掛三期沒人回覆之後只剩 16 個字。

這個範本把每期報告存進「📈 報告期」並串上「上一期報告」，「連續同燈期數」與「燈號變更檢核」就會自動運作：同燈太多期會提醒，紅燈隔月跳回綠燈卻沒填「變燈原因」也會被抓出來。議題獨立收在「⚠️ 議題與待決策」，「已掛期數」加上「敘述變化檢核」，讓越寫越小聲這件事現形。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

欄位名稱型別說明
專案回報體檢 公式
已產出期數 公式
客戶統一編號 單行文字
連續同燈警示期數（自訂） 數字
本專案議題與待決策 其他
專案狀態 單選 選項：進行中／暫停／已結案
我方 PM 單行文字
決策待覆警示期數（自訂） 數字
客戶名稱 單行文字
專案名稱 單行文字
客戶方窗口 單行文字
最新一期整體燈號 公式
約定回報頻率 單選 選項：每週／每雙週／每月／里程碑後／不定期
本專案各期報告 其他
報告產出後應寄出天數（自訂） 數字

三步驟開始使用

  1. 填門檻定義

    到「📁 專案主檔」填「連續同燈警示期數（自訂）」等三個門檻——範本刻意不預設數字，留空等於不啟用；再把「🚦 燈號定義與門檻」補完，全隊對燈號的認定才一致。

  2. 每期串上期

    每期在「📈 報告期」建一筆，填四個面向燈號與「整體燈號」，並務必串上「上一期報告」——整條燈號歷程靠它，沒串的話連續同燈與變燈檢核全都算不出來。

  3. 議題獨立建檔

    議題不要只寫在報告內文，到「⚠️ 議題與待決策」建檔、填「希望回覆期限」；掛超過你設的期數沒人回覆，「待覆警示」會升級提醒，敘述縮水也有檢核盯著。

這個範本適合誰

適合對外部客戶按期回報、一跑數月的乙方專案：系統導入、網站建置、顧問案等有週報月報義務的 PM，和想看 PM 敢不敢轉燈的主管。內部小專案、結案就散的單次交付不必為它維護五張表。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

欄位型別搬移時要注意
單選原本用儲存格顏色標記的狀態要改成單選欄位。顏色無法篩選也無法統計。

進階技巧

「👥 收件名冊」記錄每位收件人的「已收期數」與「接收方式」，窗口異動就改「名冊狀態」，不會漏寄或寄給離職的人；「寄送檢核」會比對「報告產出日」與「寄出日期」，報告寫好了拖著沒寄也會被點名。

常見問題

為什麼警示門檻要自己填？
連續幾期同燈要提醒、決策掛幾期要升級，是你們跟客戶談定的節奏，預設任何數字都會誤導，所以刻意留白。沒填的專案警示欄會顯示無法判定，等於整組不啟用，開案時就該填掉。
已經每週寄週報了，還需要這套嗎？
單期報告大家都會寫，這套看的是期與期之間：連續同燈幾期、有沒有跳燈、變燈有沒有寫原因、議題掛了幾期、敘述是不是越寫越短——這些單看任何一期都看不出來。
燈號憑感覺打，怎麼讓它有依據？
把「🚦 燈號定義與門檻」裡各燈號的觸發條件與該附的佐證補完，並指定「由誰核可」；「面向與整體一致性檢核」也會抓出面向已經轉黃、整體卻還掛綠燈的報告。
五張表會不會太重？
內部小專案、站立會口頭同步就夠的團隊確實用不上；它是為對外部客戶按期回報、一跑好幾個月的乙方案子設計的，有週報月報義務、燈號要對客戶負責，才值得維護。