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專案溝通計畫範本

記錄每次發送與對方回應，自動算出哪條溝通管道已斷線

資料表
2 張
欄位總數
27 個
難度
新手友善
版本
1.0
更新
2026-08-31

這個範本解決什麼問題

開案時講好每季公告一次專案進度，第一次就沒發出去，到今天 179 天沒動過。客戶週報第 10 期發完就停，合約寫每週五要提送。沒發生的事不留痕跡，行事曆沒有、收件匣沒有，甲方打電話來問才發現斷了兩個星期。LINE 群組九個人已讀沒回，發的人以為講完了，收的人以為別人會處理。

這個範本用「📡 溝通管道」與「📨 發送紀錄」兩張表。先在「溝通管道」填好每條管道的「約定起始日」與「約定頻率」，之後每次發送就在「發送紀錄」補一筆並勾回「所屬管道」。系統會自動算出「下次應發送日」與「逾期天數」；若超過約定時間沒發，「管道健康度」就會亮紅燈，斷線不再只靠人想起。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

欄位名稱型別說明
備註 單行文字
下次應發送日 公式
溝通對象 單行文字
約定起始日 其他
相關發送紀錄 其他
逾期天數 公式
管道狀態 單選 選項：進行中／暫停／已結束
實際發送次數 公式
管道名稱 單行文字
正式程度 單選 選項：正式（需存檔）／半正式／非正式
對象類型 單選 選項：公司高層／專案發起人／內部專案團隊／其他部門／客戶（甲方）／協力廠商／外包／主管機關／公部門／全體同仁
負責發送人 單行文字
約定頻率 單選 選項：每日／每週／每兩週／每月／每季／每半年／不定期（事件觸發）
溝通形式 單選 選項：實體會議／線上會議／書面報告／Email／LINE 群組／LINE 個別訊息／內部通訊軟體群組／電話 …共 10 個
上次實際發送日 公式
資訊需求 單行文字
管道健康度 公式
週期天數 公式

三步驟開始使用

  1. 先填約定與頻率

    複製範本後，先到「📡 溝通管道」把每條管道的「約定起始日」與「約定頻率」都填上。頻率沒選，「週期天數」會算成 0，管道健康度會顯示「⚪ 不定期：無週期提醒」，這條管道永遠不會亮紅燈。

  2. 發送後補一筆

    每次發送後到「📨 發送紀錄」新增一筆，填「發送日期」與「對方回應」，再用「所屬管道」勾回對應的「📡 溝通管道」。沒勾回去，時鐘不會重設，明明發了還是會被判斷成斷線。

  3. 看健康度追蹤

    回到「📡 溝通管道」看「管道健康度」「下次應發送日」與「逾期天數」。亮紅燈代表這條管道已斷線，應補發並更新「管道狀態」為暫停或已結束，避免下次又漏。

這個範本適合誰

適合系統導入、工程、門市展店等專案的負責人與 PM，特別是需要向公司高層交代、對外與甲方及協力廠商對接的跨部門團隊。若溝通對象只有兩三個人且每週見面，用不上。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

欄位型別搬移時要注意
單選原本用儲存格顏色標記的狀態要改成單選欄位。顏色無法篩選也無法統計。

進階技巧

設計上，「管道健康度」的「⚪ 不定期：無週期提醒」不是壞掉，而是提醒你沒設頻率。另外「發送紀錄」的「對方回應」把「已讀未回」和「無回應」分開，LINE 群組這類非正式管道也能留下客觀狀態。

常見問題

為什麼我填了頻率，管道健康度還是顯示不定期？
請檢查「📡 溝通管道」的「約定頻率」和「約定起始日」是否都有填。只要其中一個沒填，「週期天數」會算成 0，健康度就會顯示「⚪ 不定期：無週期提醒」，跟真的選不定期長得一樣，之後不會亮紅燈。
發送紀錄補了，為什麼管道沒有重設？
只有新增發送紀錄不夠，還要打開那筆紀錄的「所屬管道」，勾回對應的「📡 溝通管道」。系統靠這欄把發送紀錄和管道接起來，沒勾回去，下次應發送日不會往後算，明明發了還是會被判成斷線。
LINE 群組已讀沒回，這樣算有發送嗎？
算，但要到「📨 發送紀錄」補一筆，發送日期選當天，「對方回應」選「已讀未回」。只要有紀錄且勾回「所屬管道」，系統就會把時鐘重設；沒補紀錄，系統無法知道這件事發生過。
這份範本可以分析誰反對誰支持嗎？
不行。這份範本只管理講好的溝通節奏有沒有做到；想釐清誰有影響力、誰立場反對，那是利害關係人分析要處理的，建議另建一張表，不要把兩種目的混在一起。