到職離職法定文件檢核範本

逐項檢核到職離職法定文件與申報，逾期未辦自動標紅

資料表

4 張

欄位總數

52 個

難度

新手友善

版本

1.0

更新

2026-08-31

這個範本解決什麼問題

新人到職要辦的勞健保加保、勞退提繳申報，每一項的法定期限都不一樣，全靠承辦人記，忙起來就漏掉一項，加保空窗出了事由公司扛。離職也一樣，退保、停止提繳、各式證明各有各的期限，晚幾天送件或忘了發離職證明，常常是對方來問了才知道漏辦。散在信件和便利貼上的待辦，沒有一個地方會告訴你哪件已逾期。

範本把每次到職、離職開成一筆「👤 員工異動事件」，從「📋 文件項目字典」帶出該辦的文件，逐項落到「✅ 檢核明細」。每一項用「異動日」推「應完成日」，沒辦或拖過期，「檢核判定」與「逾期天數」就標出來。文件的法定期限依主管機關現行規定填在「📖 法規參數表」，「事件類型」與「離職性質」決定哪些文件這次要辦。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

三步驟開始使用

1. 建異動與明細

   先替每個到職、離職開一筆「👤 員工異動事件」，再讓每筆「✅ 檢核明細」各自關聯一位員工事件與一個文件項目。兩邊沒接上，那筆就顯示資料不完整、不納入判定。

2. 填法規參數表

   到「📖 法規參數表」把各項文件的法定期限，依主管機關現行規定填上。期限留白時，該項的逾期判定會顯示無法判定，看起來一片綠像都辦妥了，其實還沒開始算時效。

3. 逐項盯期限

   每筆明細填好「異動日」，系統推出「應完成日」；辦好了填「完成日」。沒辦或拖過期，「檢核判定」翻紅、「逾期天數」跳出來，一眼看出哪件該先處理。

這個範本適合誰

自行處理到職離職手續、要讓加退保與證明都在期限內辦妥的人資，入離職頻繁、承辦不只一人的公司最合適。若加退保與申報委外、內部不必盯期限，或人員異動一年沒幾筆，維護成本高於擋掉的風險。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

進階技巧

「📋 文件項目字典」用「適用性」把只有非自願離職才要開的項目標出來，換人接手也不會誤發或漏發；每筆「✅ 檢核明細」都留有辦理備註與完成日，離職爭議或勞檢時可直接調出辦理紀錄備查。

常見問題

到職和離職要辦的文件不一樣，它會分嗎？

會。每筆事件用「事件類型」分到職或離職，離職再用「離職性質」分自願或非自願，範本依「適用性」從「📋 文件項目字典」帶出這次該辦的項目。像只有非自願離職才要開的離職證明，就不會出現在自願離職的清單裡。

逾期它是怎麼判定的，會自動翻紅嗎？

每筆明細用「異動日」加上「📖 法規參數表」設定的法定期限，推出「應完成日」。到期還沒填「完成日」，「檢核判定」就會標成逾期、「逾期天數」跳出天數，讓你一眼看出哪件已超時，而不是全堆在信箱裡自己一件件翻。

它會自動幫我送件到勞保局或健保署嗎？

不會。範本負責的是把該辦的文件列全、把期限盯緊、把辦理紀錄留下來備查，是一份會提醒你的檢核清單。實際的加退保、提繳申報與各式證明，還是要你到各主管機關的管道自行辦理，範本不連任何外部系統。

為什麼有幾筆一直顯示資料不完整？

通常是那筆「✅ 檢核明細」還沒同時接上一位「👤 員工異動事件」和一個文件項目，兩邊缺一邊就不成立，把關聯補上就會恢復。若是期限判定顯示無法判定，多半是「📖 法規參數表」的期限還留白，填上就會開始算時效。