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教育訓練簽到範本

用場次與簽到管理教育訓練，自動加總每人累計時數與場次出席率

資料表
3 張
欄位總數
40 個
難度
新手友善
版本
1.0
更新
2026-08-31

這個範本解決什麼問題

訓練辦完，簽到表掃描歸檔就結束了。之後要查某個人今年上了幾小時，人資得把幾個月的簽到表翻出來一張一張加；請假、早退、候補沒遞補的人還可能被算錯，而且沒人會拿簽到表回頭核對。等到要交名單或查證書效期，數字對不起來，簽到表也已經不知道收到哪裡去了。

範本用「訓練場次」「出席紀錄」「學員名冊」三張表，把課程時數、出席狀態、實得時數串起來。只要在「訓練場次」填好「課程時數」，出席紀錄的「場次時數」和學員的「累計實得時數」會自動帶出；出席率、實際出席人數也直接算好，不用再翻舊表手工加總。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

欄位名稱型別說明
完成場次數 公式
姓名 單行文字
員工編號 單行文字
部門 單選 選項：經營管理／業務部／行銷部／研發部／生產部／品保部／資訊部／財會部 …共 9 個
在職狀態 單選 選項：在職／留職停薪／已離職
出席紀錄 其他
累計實得時數 公式

三步驟開始使用

  1. 填課程時數

    複製範本後，先到「訓練場次」逐筆確認每一場的「課程時數」都已填上。這一欄是時數計算鏈的起點；沒填，出席紀錄的「場次時數」與學員的「累計實得時數」都會歸零。

  2. 建立出席紀錄

    在「出席紀錄」新增報名與出席狀態，確認「學員」「訓練場次」都連到對應資料。填好簽到時間、簽退時間、出席狀態後，「實得時數」與「紀錄檢核」會自動判斷可否認列。

  3. 核對統計結果

    回「學員名冊」查「累計實得時數」「完成場次數」，或到「訓練場次」看「出席率」「實際出席人數」。未填課程時數時，「出席判定」會提示無法計算，不會誤判 0 為出席率。

這個範本適合誰

適合自己辦教育訓練、需要按人留存時數紀錄的公司。實際維護者通常是人資或負責訓練的行政；尤其適用於場次分散一整年、要隨時查累計時數的中小企業。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

欄位型別搬移時要注意
單選原本用儲存格顏色標記的狀態要改成單選欄位。顏色無法篩選也無法統計。

進階技巧

「訓練場次」的「出席判定」會防呆：若未填「課程時數」，出席率即使顯示 0，也不會被誤判成真的無人出席，而是直接提示「尚未填課程時數，無法計算出席率」。範例 TR-2026-005 就是留白示範。

常見問題

為什麼「累計實得時數」一直是 0？
先回「訓練場次」檢查該場次的「課程時數」有沒有填。「課程時數」是時數計算的源頭：出席紀錄的「場次時數」從這裡帶，學員的「累計實得時數」再由它加總；沒填就會一路是 0。
請假或早退的人，時數怎麼算？
在「出席紀錄」填「出席狀態」與簽到、簽退時間，「實得時數」會依公式計算，不是直接帶入整場課程時數。若場次有特殊認列規則，請確認該欄位公式是否符合你的定義。
候補沒遞補上的人，為什麼不能列在出席統計？
在「出席紀錄」的「報名狀態」選「候補中」，並讓「出席狀態」保持「尚未上課」；統計「實際出席人數」或時數時，才不會把沒實際出席的人算進去。若候補後來遞補上課，再更新報名狀態與出席狀態。
證書效期要到哪裡查？
在「出席紀錄」的「證書效期截止日」逐筆維護日期，之後用這個欄位排序或篩選，就能找出即將到期的人。若要追蹤，可在到期前用篩選條件帶出名單。