特休與加班時數管理範本

依年資算特休、追蹤加班時數，年資跨級與超時自動示警

資料表

8 張

欄位總數

88 個

難度

進階

版本

1.0

更新

2026-08-31

這個範本解決什麼問題

加班每個月分開看都在上限內，但連續幾個月一累加就逼近法定上限，這種滾動加總沒人會手動去做，往往勞檢時才被指出來。特休也一樣：員工年資剛跨過一個級距，法定天數本該往上加，系統裡的額度卻還停在舊數字。年度到期沒休完的特休該折發還是遞延、補休過期沒休，散在各處，錯過就直接蒸發。

範本用每位員工的「到職日」推年資、算出「法定特休日數」，再跟「👤 員工特休主檔」裡填的「公司登錄額度」做「額度落差檢查」，年資跨級沒加額度就會標出來。加班登進「⏰ 加班紀錄」後，「📅 加班月彙總」會把單月與連續數月時數滾動加總示警。特休天數、工時上限與換算比率，依勞基法現行規定填在「📖 法規參數表」。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

三步驟開始使用

1. 先填法規參數表

   先到「📖 法規參數表」把單月與連續數月的延長工時上限、特休折算與補休換算比率，依勞基法現行規定填好。判定公式都引用這張表，留白就顯示無法判定。

2. 建員工特休主檔

   每位員工在「👤 員工特休主檔」一定要填「到職日」，這欄空著，特休年資與「法定特休日數」整條算不出來。再填「公司登錄額度」，系統才能做「額度落差檢查」。

3. 登加班與月彙總

   加班逐筆登進「⏰ 加班紀錄」，每筆月彙總要在「月上限適用」選這個月是否經工會或勞資會議同意放寬，沒選該月超時判定會卡住，「📅 加班月彙總」再滾動加總示警。

這個範本適合誰

自行控管特休給假與加班時數、採週年制的人資，員工年資分布廣、加班較頻繁的公司最合適。採曆年制或另有給假辦法的，換算得自行調整；人數少、加班極少的，維護這幾張表反而划不來。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

進階技巧

加班的「處理方式」可分發加班費或轉補休，選轉補休的會進「🔁 補休追蹤」列管期限；年度收尾時搭配「📝 年度終結處理」，把未休特休與到期補休一次盤出來，決定折發或遞延。

常見問題

連續幾個月的加班上限，它真的會自動累加嗎？

會。你只要把加班逐筆登進「⏰ 加班紀錄」，「📅 加班月彙總」就會把單月與連續數月的時數滾動加總，對照「📖 法規參數表」的上限判定，接近或超過就示警，不必每個月自己回頭把前幾個月再加一次。

員工年資跨過一個級距，特休會自己加嗎？

系統用「到職日」推算年資、對照分級算出新的「法定特休日數」，並跟你填的「公司登錄額度」做「額度落差檢查」。年資跨級但額度沒跟著加，就會被標出來提醒你補，而不是等員工發現自己少放了假才來反映。

我們公司用曆年制給假，這張表能直接用嗎？

這個範本的特休年度區間與換算公式是照週年制實作的，「年度計算制」欄位也標明了這一點。若貴公司採曆年制或另有自訂給假辦法，年度起迄與部分換算得自行調整，直接套用會對不上，得先確認辦法再改參數。

沒休完的特休、過期的補休，它怎麼幫我盯？

特休使用登在「🌴 特休使用紀錄」，補休則在「🔁 補休追蹤」記期限。年度快結束時，範本會提醒哪些人還有未休額度該折發或遞延、哪些補休接近期限，讓你在時效內處理，而不是年度一過才發現整批直接蒸發。