公關媒體名單與發稿追蹤範本

按路線發稿並追蹤露出，自動揪出群發錯線與退信名單

資料表

6 張

欄位總數

83 個

難度

進階

版本

1.0

更新

2026-08-31

這個範本解決什麼問題

群發名單最可怕的地方，是它看起來沒壞。範例裡一位科技線記者，五次發稿都送達，露出卻是 0 篇；一位跑醫藥線的記者連收三則科技稿，一次都沒開信；還有記者五月回信明講以後不要再寄，七月的展覽預告照樣寄到她信箱，因為那份群發名單從頭到尾沒有人回頭改過。

這套範本要求發稿時在「📨 發送明細」一筆一個人建紀錄，稿件的「稿件主題路線」會逐筆與記者的「主跑路線」核對，錯線當場現形。「✍️ 記者名冊」自動累計「退信次數」與「露出率（％）」，誰只收信不露出、誰早該停寄，「經營建議」一欄看得到。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

三步驟開始使用

1. 複製範本開工

   從範本中心複製整份 Base，六張表與示範資料一起帶過來，先看懂發稿批次、發送明細與露出怎麼互相對應，再把示範記者換成自己的名單。

2. 補齊記者路線

   到「✍️ 記者名冊」替每位記者選「主跑路線」，再向各家窗口問到「🏢 媒體社」的「發稿提前天數（自填）」與「截稿與版面規格（自填）」，不要憑印象抄。

3. 逐筆記錄發送

   發稿在「📤 發稿批次」建批次，收件人逐筆進「📨 發送明細」記送達與開信，露出貼進「📰 露出紀錄」並掛回批次，比對才會動起來。

這個範本適合誰

自己發稿、自己維護媒體名單的公關或行銷人員，尤其名單傳過好幾手、沒人說得清楚哪些信箱還通的團隊。一年只發一兩次稿、露出全交給公關公司操盤的公司用不上。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

進階技巧

「☎️ 聯繫紀錄」把每通電話與每場餐敘留檔，「最近聯繫日」與「距上次露出天數」會自動回寫到名冊，搭配「經營建議」就能看出哪位記者送達正常、露出掛零，其實兩年沒被真正經營過。

常見問題

批次檢討顯示還沒有任何發送明細，為什麼？

因為發送沒拆成明細。整套比對的前提是「📨 發送明細」一筆一個人；一筆塞十個人或只記總數，路線核對與退信統計都不會動，等於買了警報器卻沒接電。

記者明講不要再寄了，要在哪裡處理？

到「✍️ 記者名冊」把「可否直接聯繫」改成「已表明勿再聯繫」，或把「名單狀態」改成「暫停發送」，之後每次群發前先用這兩欄過濾名單。

名單是接手來的，不知道哪些信箱還通？

照常發稿，但逐筆記「送達狀態」，「退信次數」與「信箱狀態」會自動累計；幾批之後，哪些信箱早就退信、哪些人從沒開過信，名冊上一目了然。

一年只發一兩次稿，適合用嗎？

不適合。這套的價值在累積每次發送與每篇露出的對應紀錄，量太少累積不起來；露出全交給公關公司操盤的，也用不到自己維護名單。