實體活動企劃與預算範本

管活動場地比價與預算核銷，自動警示超支衝堂與物資缺件

資料表

7 張

欄位總數

87 個

難度

進階

版本

1.0

更新

2026-08-31

這個範本解決什麼問題

廠商在 LINE 上丟一句總共 49500，沒說含不含稅，承辦拿去跟另一家的未稅 48000 比，結論比錯邊；展場廠商口頭報加價，回來才發現實支超出編列 34,000 元；排班表兩個人分開排，同一個人同時段被排在兩個攤位。這些錯分散在報價單、聊天室與排班表裡，湊不到同一張桌上就沒人發現。

這個範本用七張表把報價、費用與人力放回同一個地方：每筆報價在「🧾 廠商報價比價」標好「報價含稅別」、換算「未稅金額」，比價才有共同基準；「💵 費用編列與核銷」自動算出「報價家數」與「超支金額」，「⏱️ 現場 Run down 與站位」的「衝堂檢查」會抓出同一人同時段的重複排班。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

三步驟開始使用

1. 建立活動主檔

   先在「🎪 活動主檔」建一筆活動，填上「活動日期」「進場布展日」「撤場日」與「報名人數」，之後場地、費用、物資、排班都掛回這筆活動。

2. 報價掛回費用

   每筆廠商報價都要掛回「對應費用項目」，選好「報價含稅別」並換算「未稅金額」；沒掛回去，「報價家數」會一直是 0，比價全部抓不到值。

3. 盯警示欄結案

   開展前盯「開展前檢查」，把「物資缺件數」「人力衝堂筆數」「未核准超支筆數」清到零；活動後補實支金額、走超支核准流程再結案。

這個範本適合誰

一年辦好幾場展覽、記者會、招商說明會，預算要比價、要給會計核銷的行銷或活動團隊。一年只辦一兩場、廠商固定的小活動用不上七張表；要看廣告成效與 ROI 的請找行銷成效類範本。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

進階技巧

「🏟️ 場地與攤位評估」的「場地評估提示」會把「可容納人數」和活動的「報名人數」擺在一起看，報名 68 人、場地只容得下 60 人這種落差，詢價階段就會亮紅字；「已向場地方確認項目」也提醒你現勘該問齊哪些事。

常見問題

廠商報價有的含稅有的未稅，比價會不會比錯？

每筆報價要選「報價含稅別」並換算「未稅金額」，比價一律用未稅金額當基準；選了「未註明」或還沒換算的報價不會列入比價，「含稅別檢查」也會提醒你回頭補齊。

現場臨時加價、超支了怎麼辦？

把實際數字填進「實支金額（未稅）」，「超支金額」自動算出差額，再用「超支核准狀態」走簽核；沒人核准的超支會一直掛在「未核准超支筆數」上，不會付了錢就沒事。

排班衝堂是怎麼抓出來的？

「⏱️ 現場 Run down 與站位」每筆填「排程日別」「時段」與負責人，「同時段排班數」統計同一個人同時段被排幾次，「衝堂檢查」抓到重複就亮警示，不用等開館才發現。

一年只辦一兩場小活動，適合用嗎？

不太適合。這套有七張表，維護是有成本的；廠商固定一家、一頁清單管得完的活動，直接用清單就好。它是為一年多場、要比價又要給會計核銷的團隊設計的。