部門預算編列與執行控管範本

用核定額度扣實際與承諾算真剩餘，燈號預警年底超支

資料表

7 張

欄位總數

79 個

難度

進階

版本

1.0

更新

2026-08-31

這個範本解決什麼問題

多數公司的預算表只算到核定減實際：租金科目看實際數還剩 65 萬，把剩下五個月的租約承諾加回來，其實已經透支 10 萬；保險費更會騙人，保單已生效、保費分期未繳，實際發生數是 0，看起來全額可用。年底結算才發現的超支，其實簽約那天就注定了。

這份範本補上承諾控制這一段：合約用印當天登進「📝 承諾明細」，「📋 年度預算額度」的「剩餘可用額度」就同時扣掉實際發生數與承諾數，「控管燈號」與「預估年底超支數」在簽約當下變色示警，而不是等年底結算才攤牌。

範本內容

以下欄位結構直接讀自範本本身，永遠與實際內容一致。

三步驟開始使用

1. 建科目與額度

   先在「📚 會計科目」與「🏢 部門」建好基礎資料，再到「📋 年度預算額度」替每個部門與科目的組合建一列，填上年度編列數，額度就成形了。

2. 簽約登承諾

   合約用印當天就在「📝 承諾明細」登記合約金額，「履約狀態」設成「履約中」；之後每次入帳，把「已入帳金額」加上去，額度才不會被重複扣。

3. 日常記執行

   日常費用記進「💸 執行明細」，每一筆都掛回正確的「額度編號」；追加或流用走「➕ 預算追加與流用」開單，核准之後額度會自動跟著更新。

這個範本適合誰

部門要自負預算、費用常見先簽約後付款——租約、保單、年約、外包——的中小企業，財會人員與部門主管最適合。零星採購為主的小團隊與已上 ERP 預算模組的公司不必用。

從 Excel 搬過來

這個範本用到的欄位型別中，以下幾種從 Excel 搬過來時最常出錯。

進階技巧

「📋 年度預算額度」另有「上半年編列佔比（%）」與「本期應執行比例（%）」，可以反映旺淡季的花費節奏，避免用年度平均進度冤枉旺季前備貨的部門；「預估年度執行數」則用目前速度推估全年落點。

常見問題

承諾數和實際數會不會重複扣到額度？

有維護「已入帳金額」就不會：每次入帳後把金額加進該筆承諾，「承諾餘額」等額減少，額度只扣一次。漏了這一步，同一筆錢會被算兩次，燈號會冤枉變紅。

燈號一直是綠的，年底卻超支，怎麼回事？

多半是合約沒登進「📝 承諾明細」，剩餘額度退化成傳統的核定減實際。這份範本的價值全建立在用印當天登記承諾，這一步省掉，範本等於白裝。

執行明細掛錯額度會發生什麼事？

不會跳錯誤，但兩個科目的燈號會同時失真——一邊虛胖、一邊虛瘦。每筆明細都要選到對的「額度編號」，建議月結對帳時順手抽查掛帳的科目。

追加的預算什麼時候才算進額度？

在「➕ 預算追加與流用」開單後，還在申請中的金額只進「申請中追加數」，核准後才進「已核准調整數」、核定預算跟著變，先花再補的案子一眼就看得出來。